Tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteriseloste yhdistyksen viestinnässä käytettävistä henkilötiedoista (jäsenrekisteri)

Laadittu 23.5.2018, päivitetty 15.6.2018

Ylöjärven Koirakerho ry ylläpitää jäsenistään ja heidän yhteystiedoistaan rekisteriä, johon on kirjattu jäsenen nimi, syntymävuosi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite. Yhdistyslain (502/1989:11§) mukaan yhdistyksen on pidettävä jäsenistään jäsenluetteloa, josta ilmenee henkilön nimi ja kotipaikka. Tiedot kerätään yhdistyksen jäseneksi liittymisen yhteydessä, ja liittyessään jäseneksi henkilö hyväksyy mainittujen tietojen keräämisen.

Digitaalinen jäsenrekisteri on suojattu ja tallennettu Yhdistysavain-järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja yhdistyksen toimintaan liittyvien tehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Rekisteröityjen henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Kullakin jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus, joiden avulla hän pääsee tarkastelemaan omia, jäsenrekisteriin tallennettuja tietojaan järjestelmässä.

Kerättyjä yhteystietoja käytetään yhdistyksen jäseniin kohdistuvaan viestintään liittyen muun muassa harrastusryhmien muodostamiseen jäsenten hakemusten perusteella, edustusjoukkueiden muodostamiseen ja sähköpostitse lähetettäviin ajankohtaistiedotteisiin. Yhdistyksen harrastusryhmiin ilmoittautuneista pidetään yllä osallistujaluetteloita, jotka on tallennettu sähköisesti (Google Docs). Näitä tietoja käsittelevät vain yhdistyksen vastaavat toimihenkilöt. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä kolmansille osapuolille.

Yhdistys voi käyttää tietojen säilyttämisessä ja käsittelyssä palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina vain jollakin lainmukaisella perusteella.

Lähtökohtaisesti rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisteristä, kun hänen jäsenyytensä yhdistyksessä päättyy. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja voidaan kuitenkin säilyttää enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Yhteystietolistaa päivitetään saatavilla olevien tietojen perusteella säännöllisesti, esimerkiksi harrastusryhmien muodostamisen yhteydessä.

Henkilötietojen käsittelyn osalta jäsenellä on oikeus pyytää nähtäväkseen itseään koskevat tiedot, pyytää virheellisten tietojen oikaisemista, peruuttaa suostumus siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, vaatia tietojensa poistamista, jos henkilö ei ole yhdistyksen jäsen ja tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän kokee, että hänen oikeuksiaan on loukattu.

Yhteystietoja ylläpitävän tahon yhteystiedot:

Ylöjärven Koirakerho ry
Pinotie 3 Ylöjärvi

Yhdistyksessä tietosuojaa ja jäsenten henkilötietoja koskevissa asioissa tiedusteluihin vastaa hallituksen puheenjohtaja.